Guia 2 Cadena de suministros.

1.      CADENA DE SUMINISTROS (SCM) SUPPLAY CHAIN MANAGEMENT

El término SCM (gestión de la cadena de suministro, del inglés Supply Chain Management) se refiere a las herramientas y métodos cuyo propósito es mejorar y automatizar el suministro a través de la reducción de las existencias y los plazos de entrega. El término producción "justo a tiempo" caracteriza el concepto de reducir al mínimo las existencias a lo largo de toda la cadena de producción.

Las herramientas SCM se basan en información sobre la capacidad de producción que se encuentra en el sistema de información de la empresa para hacer pedidos automáticamente. En teoría, una herramienta SCM permite rastrear el paso de las piezas (rastreabilidad) entre los distintos participantes de la cadena de suministro.
  CONCEPTOS

En una empresa productora, el tiempo que lleva terminar un producto depende en gran parte del suministro de materias primas, de elementos de ensamblaje o de piezas sueltas en todos los niveles de la cadena de producción. Por lo tanto, el término "cadena de suministro" hace referencia a todos los eslabones de esa cadena.

-Compras

-Suministro

-Gestión de existencias

-Transporte

-Mantenimiento

El término "cadena de suministro" es global, en especial dentro de la empresa, pero también incluye a todos los proveedores y a sus subcontratistas.

  ADMINISTRACION DE LA CADENA DE SUMINISTROS (SCM)

La administración de la cadena de suministro (ACS) (en Ingles, Supply chain management, SCM) es el proceso de planificación, ejecución y control de las operaciones de la cadena de suministros con el propósito de satisfacer una necesidad del cliente. La cadena de suministros o logística integral es un conjunto de organizaciones, proveedores y clientes que se organizan para satisfacer una necesidad específica del mercado. Esta unión proporciona seguridad, mediante una fácil adaptación al mundo cambiante y logrando así evitar el colapso de un miembro. Decimos que es integral porque se considera que los clientes, proveedores y distribuidores son parte de la estructura de la cadena de suministros ósea, que la cadena de suministros está integrada al menos por el proveedor de mi proveedor y el cliente de mi cliente.




 ASPECTOS POR CONSIDERAR DE LA SMC

Si bien la cadena de suministro está sujeta a fuerzas particulares de su mercado, industria y regulaciones, existen seis factores claves que deben ser considerados bajo el entorno competitivo actual y estos son:

·         Empresas guiadas por la demanda

La cantidad de información generada por los clientes y la velocidad con la que ésta se encuentra disponible permite a las organizaciones modernas reducir su dependencia de modelos de pronóstico estadísticos y otorga a los planeadores y diseñadores información que debe conducir a un mejor diseño de productos, un mejor servicio al cliente y una mayor rentabilidad del negocio.

·         Redes colaborativas y sistémicas

La colaboración es la clave de la integración virtual. En la búsqueda de la optimización, las organizaciones se concentran en menos actividades y dependen más de sus proveedores para responder eficazmente a sus clientes. La tercerización seguirá creciendo como una necesidad competitiva.

·         Estructuras ágiles y escalables

La agilidad está compuesta de dos elementos: la capacidad de responder rápidamente a los cambios del mercado y hacerlo de forma rentable para los socios de la cadena. Las soluciones deben diseñarse, producirse, distribuirse y venderse en el momento justo que el cliente lo demanda, eliminando redundancias, burocracia  y re trabajos.

·         Flujo rápido

La velocidad con la que las cadenas muevan la información afectará la cantidad y disponibilidad de materiales y servicios. El desafío es tener la información oportuna en el momento adecuado para sólo tener la cantidad de producto y servicio demandada por el mercado.

·         Digitalización

La velocidad con la que se captura la información digital debe estar acompañada de su distribución a lo largo de la cadena para lograr visibilidad de la demanda y el suministro. Las capturas de información deben ser reducidas al mínimo para evitar errores.

·         Responsabilidad ambiental y social

Los cinco factores anteriores tienen un enfoque directo en mejorar las competencias de la empresa para servir rentablemente a sus consumidores y tienen un enfoque en la empresa como generadora de valor para sus clientes y accionistas, sin embargo, las organizaciones deben ser también vistas como generadores de valor social para sus comunidades.

 POSIBLES CONTINGENCIAS PARA EVITAR PROBLEMAS EN LA SMC

Según una inspección realizada por Andersen (1996), en una tarde típica en un supermercado de Estados Unidos, el 8,2% de los artículos están agotados y este número casi se duplica para los artículos que se anuncian. El costo de stockouts en supermercados de Estados Unidos se estima entre 7 y 12 mil millones de dólares de ventas. En el mismo estudio, se estimó que un 33% de artículos fuera de venta están localizados en la tienda, pero no en la ubicación correcta. Antes de ser almacenado en estantes, los artículos pasan por varios procesos que son el sistema del suministro, el proceso de preparación del orden, y el embarque y el proceso de recepción.

Una vez recibidos en el almacén, todos los productos se almacenan inicialmente dentro del backroom. Después, el estante es abastecido de nuevo de vez en cuando durante la temporada de venta, dado que el espacio de estante de venta al por menor es limitado. Durante estos procesos, los errores de ejecución que pueden ocurrir disminuirían la disponibilidad de productos en los estantes.

Se pueden distinguir dos causas de la poca disponibilidad del producto:

Una porción de productos pedidos no es recibida por el almacén,

Todos los productos pedidos se reciben pero una porción no está disponible en el estante debido a los problemas internos de la organización del almacén. En el segundo caso, el almacén puede aparentar carecer de un producto, cuando de hecho el producto está disponible en la parte posterior del almacén, o colocado en el estante incorrecto.

  OPORTUNIDADES Y RETOS DEL RFID (Dispositivo de Transferencia de Información  por Frecuencias de Radio) EN LA SCM

·         OPORTUNIDADES

Ajustar las existencias a todos los niveles, mejorar la flexibilidad y la reactividad de la disponibilidad de los productos y utilizar de modo óptimo los medios de producción y de la logística. Puesto que la optimización es global, algunos de los porcentajes ganados sobre volúmenes enormes tienen como resultado ganancias financieras significativas.

• RETOS:

Satisfacer las expectativas de los clientes: la flexibilidad de la organización y la fiabilidad de los plazos acondicionan la satisfacción de los clientes,

Reducir los costes: la integración de los flujos físicos y de las informaciones, del punto de fabricación a la entrega al cliente. Todo esto reduce los costes globales de la cadena logística,

Optimizar la utilización de los activos: creando una conexión entre los procesos de la empresa, los activos son utilizados de manera optimizada (recursos humanos, equipos, materias primeras, productos semi acabados, productos terminados).

2.      COMUNICACIÓN

La comunicación es un medio de conexión o de unión que tenemos las personas para transmitir o intercambiar mensajes. Es decir, que cada vez que nos comunicamos con nuestros familiares, amigos, compañeros de trabajo, socios, clientes, etc., lo que hacemos es establecer una conexión con ellos con el fin de dar, recibir o intercambiar ideas, información o algún significado.

La comunicación es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexión en un momento y espacio determinados para transmitir, intercambiar o compartir ideas, información o significados que son comprensibles para ambos

3.      ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

Los elementos que intervienen en el proceso de comunicación son los siguientes:

• Emisor: Aquél que transmite la información (un individuo, un grupo o una máquina).
• Receptor: Aquél, individual o colectivamente, que recibe la información. Puede ser una máquina.
• Código: Conjunto o sistema de signos que el emisor utiliza para codificar el mensaje.
• Canal: Elemento físico por donde el emisor transmite la información y que el receptor capta por los sentidos corporales. Se denomina canal tanto al medio natural (aire, luz) como al medio técnico empleado (imprenta, telegrafía, radio, teléfono, televisión, ordenador, etc.) y se perciben a través de los sentidos del receptor (oído, vista, tacto, olfato y gusto).
• Mensaje: La propia información que el emisor transmite.
• Contexto: Circunstancias temporales, espaciales y socioculturales que rodean el hecho o acto comunicativo y que permiten comprender el mensaje en su justa medida.

 COMUNICACIÓN VERBAL

La comunicación verbal puede realizarse de dos formas: oral: a través de signos orales y palabras habladas o escrita: por medio de la representación gráfica de signos.

Hay múltiples formas de comunicación oral. Los gritos, silbidos, llantos y risas pueden expresar diferentes situaciones anímicas y son una de las formas más primarias de la comunicación. La forma más evolucionada de comunicación oral es el lenguaje articulado, los sonidos estructurados que dan lugar a las sílabas, palabras y oraciones con las que nos comunicamos con los demás.

 COMUNICACIÓN NO VERBAL

En nuestro tiempo cada vez tienen más importancia los sistemas de comunicación no verbal.

Cuando hablamos con alguien, sólo una pequeña parte de la información que obtenemos de esa persona procede de sus palabras. Los investigadores han estimado que entre el sesenta y el setenta por ciento de lo que comunicamos lo hacemos mediante el lenguaje no verbal; es decir, gestos, apariencia, postura, mirada y expresión.

 NORMAS DE CONVIVENCIAS

1Controlar el volumen de la voz: Si trabaja en un cubículo o comparte la oficina con otros colegas, procure controlar el volumen de la voz cuando hable por teléfono o cara a cara con otras personas. Si no lo hace, no sólo afectará la productividad de los demás sino que también podría estar revelando información confidencial.

2. Controlar el uso del celular: Si bien el uso de celular puede ser imprescindible por razones laborales y personales, hay que procurar ponerlo en modo silencioso o vibrador para que las constantes llamadas y mensajes de texto no distraigan la atención de los compañeros.

3. No involucrarse en rumores: Esparcir rumores sobre colegas nunca lleva a buen puerto, por más que no sea el que lo haya empezado.

4. Controla los olores: No sólo se refiere a los que puedan surgir de una mala higiene personal, a muchas personas también les molesta el uso excesivo de perfume o de esencias para perfumar los ambientes.

5. Ser cuidadoso con el almuerzo: Procurar ser extremadamente prolijo a la hora de comer, es decir, seguir las reglas de etiqueta básicas de cualquier comida y tener cuidado de no llevar alimentos perecederos o que despidan olores fuertes.

6 Evite discusiones y riñas: Como en toda actividad laboral, hay días en que las reuniones, las llamadas y otras tareas pueden traerlo de cabeza, con lo que los nervios están a flor de piel y surgen enfados por cualquier detalle. Esto crea un ambiente laboral tenso y poco agradable. Trate de controlar su temperamento y sea lo más cordial posible.

“Si respeta a los demás, los demás harán lo mismo con usted.”

7. Comparta: Las relaciones entre compañeros se basan en la confianza mutua y por ello debe compartir toda la información a su alcance para lograr un mejor flujo de trabajo en la oficina.

8 Colabore: Debe estar abierto al trabajo en equipo. En toda compañía cada persona tiene unas determinadas tareas que realizar, lo que no impide que pueda echarle una mano a otros compañeros. Y si la labor es de un equipo, no trate de hacer lo menos posible en detrimento del resto de compañeros.

9. Muestre interés en los demás: Una forma de hacerlo es presentando a los nuevos empleados al resto de la plantilla (al menos a los de la misma planta o departamento), o despidiendo a los compañeros de trabajo cuando se van, por el motivo que sea, de la empresa.

10. Críticas y sugerencias: Evite todo tipo de críticas con respecto a otros compañeros, su trabajo o cualquier otro aspecto que pueda causar malestar. Las únicas críticas admisibles en una oficina son las constructivas.

11. Honestidad: No se atribuya méritos por trabajos o proyectos de los que no ha sido parte, o aun habiendo sido parte no son suyos en su totalidad. Incluso siendo propios, siempre se deben compartir con el resto de los compañeros, remarcando la importancia de los mismos en la consecución de estos logros.

12. Educación y respeto: Son la base fundamental de la convivencia no solo en el ámbito laboral, sino en cualquier otro de la vida. Sea cortés y respete la forma de ser de los demás, su forma de vestir, de hablar u opinar. Si respeta a los demás, los demás harán lo mismo con usted.

13. Orden: La forma en que mantiene su escritorio y sus objetos personales dice mucho de usted. No es agradable ver que alguien mantiene su área de trabajo en completo desorden y que cada vez que tiene que buscar un papel debe bucear entre una pila de cosas acumuladas sobre la mesa.

Si se considera que se pasan muchas horas al día en la oficina compartiendo espacios comunes con otras personas, estas reglas básicas de convivencia lo ayudarán a tener un mejor ambiente laboral

EMPRESA

Una empresa es una unidad económico-social, integrada por elementos humanos, materiales y técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y servicios. Para esto, hace uso de los factores productivos (trabajo, tierra y capital).

3.      CONCEPTO

Una empresa es un sistema que interacciona con su entorno materializando una idea, de forma planificada, dando satisfacción a unas demandas y deseos de clientes, a través de una actividad económica.

Requiere de una razón de ser, una misión, una estrategia, unos objetivos, unas tácticas y unas políticas de actuación.

4.      ACTIVIDAD ECONOMICA

Se llama actividad económica a cualquier proceso donde se generan e intercambian productos, bienes o servicios para cubrir las necesidades del hombre. La actividad económica permite la generación de riqueza dentro de una comunidad (ciudad, región, país) mediante la extracción, transformación y distribución de los recursos naturales o bien de algún tipo de servicio.


  ESTRUCTURA ORGANICO – FUNCIONAL

Toda empresa cuenta con cierto juego de jerarquías y atribuciones asignadas a los miembros o componentes de la misma. En consecuencia se puede establecer que la estructura organizativa de una empresa es el esquema de jerarquización y división de las funciones componentes de ella. Jerarquizar es establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a través de los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante solo un superviso inmediato. Esto permite ubicar a las unidades administrativas en relación con las que le son subordinadas en el proceso de la autoridad. El valor de una jerarquía bien definida consiste en que reduce la confusión respecto a quien da las órdenes y quien las obedece. Define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos.

 PRINCIPIOS CORPORATIVOS

Son aquellos valores gestores que la empresa se caracteriza por aplicar y los da a conocer a los demás a través de sus productos como imagen principal dela compañía. Algunos de los valores más importantes que las empresas deben presentar son:




   CULTURA ORGANIZACIONAL. CONCEPTO, MISION, VISION Y OBJETIVOS CORPORATIVOS

Cultura organizacional, cultura institucional, cultura administrativa, cultura corporativa, cultura empresarial, o cultura de negocios, son expresiones utilizadas para designar un determinado concepto de cultura (el que la entiende como el conjunto de experiencias, hábitos, costumbres, creencias, y valores, que caracteriza a un grupo humano) aplicado al ámbito restringido de una organización, institución, administración, corporación, empresa, o negocio (cuando habitualmente el concepto "cultura" se aplica al ámbito extenso de una sociedad o una civilización).

Misión: Define el negocio al que se dedica la organización, las necesidades que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pública de la empresa u organización.

La misión de la empresa es la respuesta a la pregunta , ¿Para que existe la organización?.

Visión: Define y describe la situación futura que desea tener la empresa, el propósito de la visión es guiar, controlar y alentar a la organización en su conjunto para alcanzar el estado deseable de la organización.

La visión de la empresa es la respuesta a la pregunta, ¿Qué queremos que sea la organización en los próximos años?

Objetivos corporativos:

-          Aumentar la rentabilidad

-          El aumento de la cuota de mercado

-          Ampliar las actuales líneas de productos

-          Mejorar las tasas de retención de empleados

2.      MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. También el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan.